Dringend oder wichtig? Unternehmer müssen priorisieren

Autor: Dr. Andreas Kokott (Über den Autor)

Je kleiner ein Unternehmen, desto wichtiger ist die richtige Priorisierung

In jedem Unternehmen fallen täglich Aufgaben an und neue kommen hinzu. Hat man nur wenige oder keine Mitarbeiter, landet viel auf dem Schreibtisch der Unternehmerin oder des Unternehmers.

Je nach Saison, Auftragslage oder Tagesgeschäft kommt mehr oder weniger auf den Tisch.

Ich bin seit über 20 Jahren Kleinstunternehmer. Das heißt, ich habe unter 10 Mitarbeiter. Daher kenne ich das Problem des vollen Schreibtischs.

Die Lösung ist einfach und ich wende sie seit ein paar Jahren an.

Ich benutze die sogenannte Eisenhower-Methode, 4-Felder-Matrix oder auch Prioritäten-Matrix genannt. Dazu benötigt man eine Pinwand oder ein Whiteboard, Haftnotizen und Klebeband oder einen dicken Stift, um 4 Felder anzulegen.

Die Kopfzeile (Spaltenüberschrift) und die Seitenzeile sind im Bild nur als Verdeutlichung. Im Prinzip benötigen wir nur die 4 hellgrauen Felder, wie im nachfolgenden Bild.

Wenn Aufgaben anfallen, nehme ich eine Haftnotiz und schreibe die Aufgabe auf den Zettel. Ich überlege mir dabei, was passiert, wenn die Aufgabe heute oder überhaupt nicht erledigt wird. Entsprechend meiner Überlegung befestige ich den Zettel dann in einem der vier Felder. Verteilt man alle Aufgaben, wird auch nichts vergessen. Das passiert auch mal, wenn sich nicht sicher ist, ob man z.B. den Zettel ins Feld Planen oder Abgeben zuordnen soll. Wichtig: Es geht nichts verloren.

Man kann zusätzlich mit farbigen Haftzetteln arbeiten. Ist das Board groß genug, können sogar A4-Mappen verwendet werden, wo nicht nur die Tätigkeit darauf vermerkt wird, sondern auch Dokumente dazugelegt werden können. Dann braucht man für einen Vorgang nicht Dokumente an anderen Orten ablegen oder suchen.

Sehen wir uns die Felder genauer an. Dabei gebe ich Beispiele auf dem Bereich Handwerksbetrieb, Geschäft, Imkerei und Dienstleistungsanbieter an. Auch für den privaten Bereich kann die 4-Felder Methode problemlos angewendet werden.

Sofort erledigen:

Dieses Feld ist wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg. Das heißt: Einnahmen können verloren gehen oder Kosten können entstehen. Ein Versäumnis wird sich finanziell negativ aus.

Beispiel: Handwerksbetrieb

• Ein Kunde hat eine Reklamation oder ein Gerät ist ausgefallen,
• Es fehlt Material auf einer Baustelle oder Material ist defekt und muss ersetzt werden.
• Eine Frist für eine Angebotsabgabe läuft ab.

Beispiel: Geschäft

• Eine Kasse ist ausgefallen und muss am nächsten Tag wieder funktionieren.
• Kühlung ist ausgefallen, Ware muss umgeräumt werden und Kühlung muss repariert werden.
• Ein wichtiger Kunde hat um Rückruf geben oder eine E-mail geschrieben mit einem drigenden Problem.

Beispiel: Imkerei

• Eine Sorte Honig wurde in größeren Mengen geordert. Die Bestellung wird morgen abgeholt und muss heute fertigstellt werden.
• Es gibt eine Sturmwarnung. Die Bienenbeuten müssen gesichert werden.

Beispiel: Dienstleistung

• Ein Kunde hat ein Softwareproblem gemeldet, dass schnell behoben werden muss.
• Krankmeldung von Personal. Ersatz muss eingeteilt werden.

Planen:

Die Aufgaben sind langfristig für den Erfolg des Unternehmens wichtig. Das Feld heißt „Planen“. Es genügt daher nicht, einfach dort die Aufgabe zu platzieren. Es muss ein Termin dazu. Nur das ist Planung. z.B.: Warenbestellung nächsten Freitag. Das setzt natürlich voraus, dass ich dann Freitag auch mir dafür die Zeit einplane.

Was passiert, wenn ich diese Aufgaben ständig verschiebe? Sie werden irgendwann zum „Sofort erledigen“. Hat man wenig Ware im Lager, versäumt oder verschiebt die Nachbestellung, so ist diese Aufgabe sehr wichtig, wenn man Kunden verliert. Es geht nichts verloren.

Beispiel: Handwerksbetrieb

• Änderung an der Webseite vornehmen.
• Zahlungseingänge kontrollieren, säumige Zahler erinnern.
• Werkzeug aussuchen und bestellen.
• Aushang für die Urlaubsplanung erstellen.

Beispiel: Geschäft

• Bestellungen durchführen
• Anbieter vergleichen
• Angebote der Wettbewerber ansehen
• Dekorationen anpassen

Beispiel: Imkerei

• Behälter bestellen
• Bienenvölker kontrollieren
• Bienen von einem Standort zurückholen

Beispiel: Dienstleistung

• Dienstleistungangebot anpassen
• Inserat beauftragen
• Bei Bestandskunden jährliche Beratungstermine vorschlagen

Abgeben / Automatisieren:

Ich habe das ursprüngliche Feld „Abgeben“ durch „Automatisieren ergänzt. Hat man keine Mitarbeiter, kann man nichts intern abgeben. Regelmäßig anfallende Aufgabe können automatisiert, vereinfacht oder abgegeben werden.

• Für wiederkehrende Aufgaben, die zu Fehlern führen, optimierte Vorlagen oder Formulare erstellen.
• Einrichten von automasierten Zahlungserinnerungen
• Nachbestellungen anhand von Lagerbestand automatisieren
• Übertragung der Verantwortung auf einen Teamleiter (z.B. bei Handwerksbetrieben)
• Preislisten z.B. für Wiederverkäufer erstellen, damit nicht ständig bei Anfrage neue Listen erstellt werden müssen.
• Vorlagen für neue Kanäle oder Newsletter erstellen
• FAQ erstellen
• Regelmäßig Auslieferung an Dienstleister abgeben

Löschen / Absagen:

Was nicht wichtig und nicht dringend ist, ist ein Dieb, der Geld oder Zeit stiehlt. Man hängt natürlich kein Zettel mit der Aufschrift Spam-Mails löschen in das Feld. Das macht man direkt beim Eingang der Mail. Hat man Werbung im Briefkasten, die man nicht benötigt, wirft man diese direkt weg. Was kommt also in diese Feld?

• Zugesagte Teilnahme an einer Veranstaltung absagen.
• Abo kündigen (z.B. Inserate in Zeitschrift, die keine Kunden bringt)
• Anfrage für einen Auftrag absagen, weil er risikoreich ist oder nicht kalkuliert werden kann.
• Information an Mitarbeiter über Waren, die aus dem Angebot genommen werden.

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