Auteur: Dr. Andreas Kokott (À propos de l’auteur)
Dans toute entreprise, des tâches doivent être effectuées chaque jour et de nouvelles tâches viennent constamment s’y ajouter. Lorsqu’il n’y a que peu de salariés, voire aucun, une grande partie du travail se retrouve sur le bureau de l’entrepreneur ou de l’entrepreneuse.
Selon la saison, le volume de commandes ou l’activité quotidienne, la charge de travail peut être plus ou moins importante.
Je dirige une petite entreprise depuis plus de 20 ans. Cela signifie que j’ai moins de 10 salariés. Je connais donc bien le problème d’un bureau qui déborde constamment de tâches.
La solution est simple et je l’utilise depuis plusieurs années.
J’utilise ce que l’on appelle la méthode d’Eisenhower, la matrice à quatre cases ou encore la matrice des priorités. Il suffit d’avoir un tableau d’affichage ou un tableau blanc, des post-it et du ruban adhésif ou un gros marqueur pour créer quatre cases.
La ligne d’en-tête (titres des colonnes) et les intitulés de lignes visibles sur l’image servent uniquement à faciliter la compréhension. En principe, nous avons uniquement besoin des quatre cases gris clair, comme indiqué sur l’image suivante.
Lorsque des tâches se présentent, je prends un post-it et j’y inscris la tâche. En même temps, je réfléchis à ce qui se passera si la tâche n’est pas réalisée aujourd’hui — ou si elle n’est pas réalisée du tout. En fonction de cette réflexion, je place ensuite le post-it dans l’un des quatre champs. Lorsque toutes les tâches sont réparties dans les quatre champs, rien n’est oublié. Cela peut également être utile lorsque l’on hésite, par exemple, entre le champ « Planifier » et « Déléguer / Automatiser ». L’important est que rien ne se perde.
On peut également utiliser des post-it de différentes couleurs. Si le tableau est suffisamment grand, on peut même utiliser des chemises au format A4, dans lesquelles on note non seulement la tâche, mais où l’on peut également ajouter les documents correspondants. Ainsi, pour une même tâche ou un même dossier, il n’est plus nécessaire de ranger ou de rechercher les documents à différents endroits.
Examinons maintenant les différents champs plus en détail. Je donnerai des exemples dans les domaines de l’artisanat, du commerce, de l’apiculture et des entreprises de services. La méthode des quatre champs peut également être appliquée très facilement dans la vie privée.
Faire immédiatement
Ce champ est important pour la réussite économique de l’entreprise. Cela signifie que des revenus peuvent être perdus ou que des coûts supplémentaires peuvent être engendrés. Ne pas agir à temps aura des conséquences financières négatives.
Exemple : entreprise artisanale
- Un client a formulé une réclamation ou un appareil est tombé en panne.
- Il manque du matériel sur un chantier ou le matériel est défectueux et doit être remplacé.
- Le délai pour remettre un devis arrive à échéance.
Exemple : commerce
- Une caisse est en panne et doit de nouveau fonctionner le lendemain.
- Le système de réfrigération est en panne : les marchandises doivent être déplacées et la panne doit être réparée.
- Un client important a demandé à être rappelé ou a envoyé un e-mail concernant un problème urgent.
Exemple : apiculture
- Une variété de miel a été commandée en grande quantité. La commande sera retirée demain et doit être préparée aujourd’hui.
- Une alerte de tempête a été annoncée. Les ruches doivent être sécurisées.
Exemple : entreprise de services
- Un client a signalé un problème informatique qui doit être résolu rapidement.
- Un salarié est absent pour cause de maladie et son remplacement doit être organisé.
Planifier
Ces tâches sont importantes pour la réussite de l’entreprise à long terme. Cette catégorie s’appelle « Planifier ». Il ne suffit donc pas de placer simplement une tâche dans cette case. Il faut lui attribuer une date et un horaire précis. C’est seulement à ce moment-là qu’elle est réellement planifiée.
Par exemple : Commander les marchandises vendredi prochain. Cela signifie bien sûr qu’il faut également prévoir du temps vendredi pour effectuer réellement la commande.
Que se passe-t-il si vous repoussez constamment ces tâches ? Elles finissent par passer dans la catégorie « Faire immédiatement ».
Si le stock diminue et que vous reportez sans cesse la commande, cette tâche devient soudain urgente – surtout si vous ne pouvez plus approvisionner vos clients et risquez d’en perdre.
Rien ne disparaît. Une tâche importante mais pas encore urgente ne disparaît pas simplement parce qu’on la reporte. Elle revient généralement plus tard – souvent sous la forme d’un problème beaucoup plus urgent et plus difficile à gérer.
Exemple : entreprise artisanale
- Apporter des modifications au site Internet.
- Vérifier les paiements reçus et relancer les clients ayant des factures impayées.
- Choisir et commander des outils.
- Préparer un affichage pour la planification des congés
Exemple : commerce
- Passer les commandes.
- Comparer les fournisseurs.
- Consulter les offres des concurrents.
- Adapter la décoration du magasin.
Exemple : apiculture
- Commander des contenants.
- Contrôler les colonies d’abeilles.
- Ramener les abeilles depuis l’un des emplacements.
Exemple : entreprise de services
- Adapter l’offre de services.
- Commander une annonce publicitaire.
- Proposer aux clients existants des rendez-vous de conseil annuels.
Déléguer / Automatiser
Ich habe das ursprüngliche Feld « Abgeben » durch « Automatisieren ergänzt. Hat man keine Mitarbeiter, kann man nichts intern abgeben. Regelmäßig anfallende Aufgabe können automatisiert, vereinfacht oder abgegeben werden.
- Créer des modèles ou des formulaires optimisés pour les tâches récurrentes sujettes aux erreurs.
- Mettre en place des rappels de paiement automatiques.
- Automatiser les commandes en fonction du niveau des stocks.
- Transférer la responsabilité à un chef d’équipe (par exemple dans une entreprise artisanale).
- Créer des listes de prix, par exemple pour les revendeurs, afin de ne pas devoir en créer une nouvelle à chaque demande.
- Créer des modèles pour de nouveaux canaux ou pour les newsletters.
- Créer une FAQ.
- Confier régulièrement les livraisons à un prestataire.
Supprimer / Annuler
Ce qui n’est ni important ni urgent est un voleur. Cela vole du temps, de l’argent et de l’attention sans apporter de réelle valeur à l’entreprise.
Bien sûr, toutes les petites tâches ne doivent pas être placées dans cette catégorie. On supprime un e-mail indésirable dès sa réception et on jette directement une publicité qui ne nous intéresse pas. La matrice d’Eisenhower n’a pas pour objectif de classer chaque activité une par une. Elle sert surtout à prendre consciemment la décision de ne pas faire certaines choses du tout.
- Annuler sa participation à un événement lorsqu’il apparaît que celui-ci n’apporte finalement pas suffisamment de valeur à l’entreprise.
- Résilier un abonnement, par exemple une annonce dans un magazine qui ne génère aucun client.
- Refuser une demande de devis ou de prestation, lorsque le risque est trop élevé, que le projet ne peut pas être correctement chiffré ou qu’il ne correspond pas à l’entreprise.
- Supprimer une activité prévue lorsqu’elle n’apporte pas de réelle contribution à l’entreprise.
- Abandonner un canal de vente ou une action publicitaire lorsque les coûts et le temps consacrés sont durablement supérieurs aux bénéfices
- .Annuler un événement, un rendez-vous ou un projet lorsque les circonstances ont changé et que la raison initiale de le réaliser n’existe plus.
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